Preparando la documentación para la gestoría o para la declaración.
Exportación automática de información completa en formatos estándar
(.xsl) - Hoja de ingresos y facturas emitidas, (.xsl) - Hoja de facturación de gastos
1. Problema operativo específico
Preparar información mensual para gestoría consume horas de trabajo manual: recopilar facturas, clasificar gastos, generar resúmenes, y formatear información según requerimientos específicos del gestor. Este trabajo repetitivo se convierte en cuello de botella que retrasa cierres contables.
La preparación manual es propensa a errores: facturas omitidas, clasificaciones incorrectas, o información incompleta que obliga a revisiones posteriores, retrasando gestiones fiscales y generando problemas con plazos administrativos.
2. Lo que resuelve pod
La exportación automática genera informes completos con toda la información fiscal en formatos estándar que gestorías pueden procesar directamente. No hay recopilación manual ni riesgo de omisiones.
Los archivos incluyen información fiscal completa: facturas emitidas con IVA desglosado, gastos clasificados por categorías contables, y datos de proveedores con información fiscal correcta.
La automatización temporal permite generar informes de cualquier período específico con un clic, facilitando cierres mensuales, trimestrales, o anuales sin trabajo adicional.
3. Proceso de implementación
Paso 1: Coordinación con gestoría sobre formatos
- Consulta qué información específica necesita tu gestoría
- Verifica que formatos de exportación coinciden con sus herramientas
- Establece calendario de envío de información (mensual/trimestral)
Paso 2: Configuración de exportación de ingresos
- Ve a Facturación de ventas → (.xsl) - Hoja de ingresos y facturas emitidas
- Configura período específico (mes, trimestre, año)
- Verifica que incluye toda información fiscal requerida: IVA, retenciones, bases
Paso 3: Configuración de exportación de gastos
- Ve a Facturación de compras/gastos → (.xsl) - Hoja de facturación de gastos
- Exporta mismo período que ingresos para coherencia
- Verifica clasificación contable correcta de todos los gastos
Paso 4: Verificación de completitud
- Compara totales exportados con dashboards internos
- Verifica que no hay facturas o gastos omitidos en exportaciones
- Confirma coherencia entre diferentes archivos exportados
Paso 5: Rutina de envío sistemática
- Establece calendario fijo de exportación y envío
- Configura checklist de verificación antes de envío
- Mantén archivo de confirmaciones de recepción por parte de gestoría
4. Cuestiones importantes a tener en cuenta
Completitud temporal: Asegúrate de que exportas información del período completo sin omisiones. Períodos incompletos generan cálculos incorrectos.
Clasificación correcta: Todos los gastos deben estar correctamente clasificados antes de exportar. Corregir clasificaciones después de envío complica gestiones posteriores.
Coherencia entre archivos: Los totales de diferentes exportaciones deben ser coherentes entre sí. Discrepancias indican errores en registro base.
Formato estándar: Mantén formato consistente en todas las exportaciones para facilitar procesamiento automático por parte de gestoría.
Backup de exportaciones: Guarda copias de todas las exportaciones enviadas para referencia posterior y resolución de dudas.
5. Resultado medible
- 90% reducción en tiempo de preparación de información para gestoría
- Eliminación de errores por omisiones en información manual
- Colaboración eficiente con gestoría por información completa y correcta
- Cumplimiento de plazos por automatización de preparación
- Archivos de calidad que facilitan optimización fiscal