Guía 5.3: Configura Suscripciones y duplicación inteligente

Recrear manualmente pedidos que se repiten semanalmente o mensualmente es ineficiente y propenso a errores. El restaurante que pide lo mismo cada martes, o el grupo de consumo con pedido mensual fijo, requieren entrada manual repetitiva que consume tiempo.

La variabilidad estacional o cambios menores en pedidos recurrentes complican la automatización. Necesitas flexibilidad para ajustar cantidades, añadir productos estacionales, o pausar temporalmente sin perder la configuración base.

Las Suscripciones automatizan pedidos recurrentes manteniendo flexibilidad total para modificaciones. El sistema genera automáticamente pedidos base según frecuencia configurada, pero permite ajustes antes de confirmación.

La duplicación inteligente de pedidos anteriores agiliza casos semi-recurrentes: clientes que piden similar pero no idéntico con frecuencia variable. Un clic duplica el pedido base y permite modificaciones rápidas.

Ambas funcionalidades mantienen toda la información del cliente (condiciones, direcciones, preferencias) mientras permiten adaptación del contenido específico según necesidades actuales.

Paso 1: Identificación de patrones de recurrencia

• Analiza historial de clientes para identificar pedidos realmente recurrentes
• Diferencia entre recurrencia fija (mismos productos/cantidades) y semi-recurrente (similar pero variable)
• Ve a Suscripciones → Crear para casos de recurrencia fija

Paso 2: Configuración de suscripciones automáticas

• Selecciona cliente con pedidos recurrentes regulares
• Configura frecuencia: semanal, quincenal, mensual
• Establece productos y cantidades base del pedido recurrente
• Configura fecha de inicio y duración (indefinida o con fecha fin)

Paso 3: Gestión de excepciones y modificaciones

• Configura que suscripciones generen pedidos en estado "Borrador" para revisión
• Establece proceso para modificar cantidades antes de confirmar
• Define protocolo para pausar temporalmente suscripciones (vacaciones, cierre temporal)

Paso 4: Proceso de duplicación para casos semi-recurrentes

• En Pedidos → General View, localiza pedido similar anterior
• Usa función "Duplicar" para crear base del nuevo pedido
• Modifica productos, cantidades y fecha según necesidades actuales
• Confirma pedido tras ajustes

Paso 5: Monitorización y optimización

• Revisa periódicamente suscripciones activas para verificar relevancia
• Ajusta frecuencia o contenido según feedback del cliente
• Identifica nuevos patrones de recurrencia para automatizar

Configuración en estado Borrador: Las suscripciones automáticas deben generar pedidos en borrador, no confirmados directamente. Esto permite revisión y ajustes antes de comprometerse.

Gestión de productos estacionales: Los pedidos recurrentes pueden incluir productos que no siempre están disponibles. Configura protocolo para gestionar estas situaciones.

Comunicación con cliente: Informa al cliente sobre la configuración de suscripción y cómo puede solicitar modificaciones o pausas temporales.

Flexibilidad vs automatización: No fuerces automatización en casos con demasiada variabilidad. Es mejor duplicación manual que suscripciones que requieren modificación constante.

Revisión periódica: Las necesidades de clientes evolucionan. Revisa trimestralmente suscripciones para verificar que siguen siendo apropiadas.

• 80% reducción en tiempo para pedidos recurrentes
• Automatización sin pérdida de flexibilidad para modificaciones
• Eliminación de errores por recreación manual de pedidos similares
• Mejora en servicio al cliente por anticipación de necesidades
• Liberación de tiempo para gestión de pedidos más complejos