Guía 8.2: Pon en marcha la gestión de pagos y cobros por domiciliación bancaria.

La gestión manual de cobros genera flujo de caja impredecible y consume tiempo excesivo persiguiendo pagos. Llamar clientes para recordar vencimientos, gestionar transferencias individuales, y controlar qué facturas están pagadas convierte la gestión financiera en reactiva y estresante.

Sin automatización de cobros, dependes de la puntualidad del cliente y tu capacidad de seguimiento, generando incertidumbre sobre ingresos reales y dificultando planificación financiera a corto plazo.

Las domiciliaciones automáticas transforman cobros inciertos en flujo de caja predecible. Configuras IBANs de clientes una vez y generas remesas SEPA que procesan cobros automáticamente según vencimientos de facturas.

La integración completa significa que cada factura con IBAN del cliente se incluye automáticamente en remesas, sin gestión manual por factura. El sistema calcula fechas de cobro, genera archivos bancarios, y actualiza estados de pago automáticamente.

El seguimiento integrado permite ver estado de cada cobro: pendiente, procesado, devuelto, manteniendo control total sobre flujo de caja real vs teórico.

Paso 1: Configuración de IBANs de clientes

• Ve a Clientes → Detail View para clientes con pago domiciliado
• Registra IBAN completo y correcto (verifica con cliente)
• Configura este método de pago como preferido para el cliente
• Informa al cliente sobre domiciliación y obtén autorización expresa

Paso 2: Configuración de condiciones de domiciliación

• Define días de procesamiento de remesas (ej: 5 y 20 de cada mes)
• Establece días de antelación para notificación previa (mínimo 3 días)
• Configura comisiones bancarias si aplican a tus costes

Paso 3: Generación de remesas automáticas

• Ve a Remesas de cobro → Crear en fechas programadas
• Selecciona facturas vencidas o próximas a vencer con IBAN
• Genera archivo (.xml) - Remesas de cobro para envío al banco
• Verifica totales y detalles antes de enviar al banco

Paso 4: Seguimiento de estado de cobros

• Usa Remesas de cobro → General View para monitorizar estado
• Actualiza estados según confirmaciones bancarias: procesado/devuelto
• Gestiona devoluciones: contacto con cliente, gestión alternativa

Paso 5: Conciliación con flujo de caja real

• Verifica que cobros procesados aparecen en cuenta bancaria
• Actualiza estados en facturas según cobros reales
• Mantén coherencia entre remesas y movimientos bancarios

IBANs verificados: Un IBAN incorrecto bloquea toda la remesa. Verifica con cliente y haz pruebas con importes pequeños inicialmente.

Autorización expresa: Las domiciliaciones requieren autorización expresa del cliente. Documenta autorizaciones para evitar problemas posteriores.

Notificación previa: Informa al cliente con antelación sobre cobros programados. La transparencia evita devoluciones por fondos insuficientes.

Gestión de devoluciones: Ten protocolo claro para devoluciones: contacto inmediato con cliente, gestión alternativa de cobro, posible eliminación de domiciliación.

Backup de archivos: Mantén copias de todos los archivos de remesas enviados al banco para auditoría y resolución de incidencias.

• Flujo de caja predecible con fechas de cobro controladas
• 90% reducción en tiempo de gestión de cobros individuales
• Automatización total desde factura hasta cobro en cuenta
• Reducción de impagados por gestión proactiva de vencimientos
• Tranquilidad financiera por ingresos programados y controlados