Guía 1.4: Registra pedidos manuales en tiempo real

Los pedidos llegan por WhatsApp, email, teléfono y presencialmente, pero cada canal genera un flujo de gestión diferente. WhatsApp queda perdido entre mensajes, emails se acumulan sin procesar, llamadas telefónicas se confían a la memoria. Esta dispersión multicanal genera caos operativo: pedidos perdidos, condiciones mal aplicadas, errores en preparación.

El espejismo de agilidad ("es más rápido por WhatsApp") esconde el coste real: doble contabilidad operativa. Primero anotas en papel/memoria, luego lo pasas al sistema para preparación y facturación. Esta doble entrada multiplica errores y consume tiempo.

Pod centraliza todos los pedidos en un único flujo operativo, independientemente del canal de origen. Cuando registras un pedido manualmente, el sistema hereda automáticamente todas las condiciones del cliente: grupo comercial, descuentos, método de pago preferido, dirección de entrega habitual.

La herencia inteligente elimina la entrada repetitiva de datos. Seleccionas el cliente y pod completa automáticamente datos fiscales, condiciones comerciales y preferencias logísticas. Solo introduces productos y cantidades específicas del pedido actual.

El registro ágil está optimizado para velocidad: menos de 2 minutos por pedido desde recepción hasta confirmación. La interfaz prioriza los campos críticos y permite navegación rápida por teclado para usuarios frecuentes.

Paso 1: Configuración de flujo de entrada

• Establece protocolo: TODO pedido se registra inmediatamente en pod, sin excepciones
• Ve a Pedidos → Crear (también accesible desde Clientes → Detail View para cliente específico)
• Configura notificaciones automáticas para confirmación de pedidos

Paso 2: Proceso de registro optimizado

1. Seleccionar cliente primero (esto hereda todas las condiciones automáticamente)
2. Verificar cabecera automática: fecha entrega, método pago, dirección
3. Añadir líneas de producto: navega por catálogo o busca por nombre
4. Ajustar cantidades/pesos según pedido específico
5. Confirmar y enviar confirmación automática al cliente

Paso 3: Gestión de casos especiales

• Clientes nuevos: Créalos sobre la marcha desde la pantalla de pedido
• Condiciones excepcionales: Modifica solo ese pedido, no las condiciones generales del cliente
• Productos no estándar: Usa productos "otros" o créalos rápidamente

Paso 4: Confirmación sistemática

• Envía confirmación automática desde pod (email/SMS)
• Para pedidos complejos o especiales, incluye nota personalizada
• Verifica que cliente recibe y confirma el pedido registrado

Paso 5: Integración con preparación

• El pedido registrado se integra automáticamente en flujo de preparación
• No hay transferencia manual a otro sistema
• Datos disponibles inmediatamente para generación de hojas de preparación

Cliente primero, siempre: Seleccionar cliente antes que productos es crítico para herencia correcta de condiciones. Si añades productos primero, perderás las condiciones automáticas.

Diferencia Presupuesto vs Pedido: Usa "Presupuesto" para consultas o pedidos no confirmados. Solo convierte a "Pedido" cuando el cliente confirma. Esto evita confusión en preparación.

Confirmación obligatoria: Siempre envía confirmación al cliente, especialmente para pedidos telefónicos. Esto elimina malentendidos sobre qué se pidió exactamente.

Disciplina del equipo: Si alguien sigue anotando pedidos en papel "para ir más rápido", rompe todo el sistema. La disciplina debe ser absoluta.

Gestión de interrupciones: Durante llamadas telefónicas, registra en tiempo real mientras hablas. No confíes en anotar después - se pierden detalles importantes.

• 100% pedidos centralizados sin sistemas paralelos
• Menos de 2 minutos por pedido desde recepción hasta confirmación
• 85% reducción errores en preparación por aplicación automática de condiciones
• Eliminación total de doble contabilidad operativa
• Trazabilidad completa desde pedido hasta facturación