Guía 1.1: Configura tu base de datos de clientes sin quebraderos de cabeza

Cada semana pierdes 2-3 horas buscando información básica de clientes dispersa en papeles, Excel desactualizados y conversaciones de WhatsApp. Cuando necesitas el IBAN de un cliente para una domiciliación, el teléfono actualizado para confirmar una entrega, o verificar si aplica Recargo de Equivalencia, terminas llamando al cliente o, peor aún, asumiendo datos incorrectos que generan errores en facturación.

Esta dispersión no solo consume tiempo, sino que erosiona tu credibilidad profesional cuando no puedes acceder inmediatamente a información que deberías tener controlada. Además, impide cualquier análisis de rentabilidad por cliente o segmentación estratégica.

Pod centraliza toda la información de clientes en una base de datos profesional diseñada específicamente para el sector agroalimentario. A diferencia de CRMs genéricos, incluye campos críticos como Recargo de Equivalencia, múltiples direcciones de entrega, IBAN para domiciliaciones, y comentarios internos para particularidades del cliente.

La funcionalidad de importación masiva te permite migrar todos tus clientes existentes desde Excel en una sola operación, evitando semanas de entrada manual. El sistema mantiene historial automático de todos los pedidos, permitiendo ver de un vistazo el comportamiento comercial de cada cliente.

La integración operativa significa que cada vez que registras un pedido, la información del cliente se hereda automáticamente: condiciones comerciales, direcciones, datos fiscales. No hay doble entrada de datos ni riesgo de inconsistencias.

Paso 1: Preparación de datos existentes

• Descarga la plantilla Excel desde Clientes → (.xsl) Hoja de importación de clientes
• Consolida todos tus clientes actuales en la plantilla (Excel, agendas, papeles)
• Limpia datos: elimina duplicados, normaliza formatos de teléfono/email
• Completa campos críticos: NIF/CIF, Recargo de Equivalencia, IBAN si disponible

Paso 2: Importación masiva inicial

• Ve a Clientes → General View
• Clic en "Importar desde Excel"
• Sube tu plantilla completada
• Revisa los errores detectados y corrígelos
• Confirma importación

Paso 3: Configuración de campos críticos

• Para cada cliente profesional: Clientes → Detail View
• Asegúrate de que NIF/CIF esté completo (obligatorio para facturación)
• Configura Recargo de Equivalencia si aplica
• Añade múltiples direcciones si el cliente tiene varios puntos de entrega
• Activa comentarios internos para notas importantes

Paso 4: Establecimiento de rutina de mantenimiento

• Configura descarga mensual: Clientes → (.xsl) Hoja de descarga y edición de clientes
• Establece protocolo de actualización continua cuando cambien datos
• Forma al equipo en uso de comentarios internos para registrar particularidades

Calidad de datos inicial: La importación masiva amplifica errores existentes. Dedica tiempo suficiente a la limpieza previa - es más eficiente corregir en Excel que cliente por cliente después.

NIF/CIF obligatorio: Para clientes profesionales (HORECA, tiendas), el NIF/CIF es obligatorio para generar facturas válidas. No omitas este campo.

Recargo de Equivalencia: Error común es no configurarlo correctamente. Los comerciantes minoristas lo necesitan; si no lo configuras, tus facturas tendrán problemas con Hacienda.

Direcciones múltiples: Muchos clientes profesionales tienen dirección de facturación diferente a la de entrega. Configura ambas desde el inicio para evitar confusiones posteriores.

Comentarios internos vs públicos: Usa comentarios internos para notas críticas (descuentos especiales, particularidades de entrega). Esta información no es visible para el cliente pero te ayuda a personalizar el servicio.

• 85% reducción en tiempo de búsqueda de información de clientes
• 100% eliminación de errores por datos obsoletos o duplicados
• Base única y actualizada accesible desde cualquier proceso operativo
• Historial comercial completo para análisis de rentabilidad por cliente
• Credibilidad profesional incrementada al acceder inmediatamente a cualquier dato