Guía 8.1: Automatiza el ciclo completo de facturación de ventas.

Generar facturas manualmente consume horas y es propenso a errores costosos. Recopilar información de pedidos, calcular importes, aplicar condiciones fiscales correctas, y generar documentos uno por uno es ineficiente cuando tienes decenas de transacciones mensuales.

Los errores en facturación tienen consecuencias graves: facturas incorrectas generan problemas con Hacienda, reclamaciones de clientes, y pérdida de credibilidad profesional. La gestión manual multiplica estos riesgos por falta de consistencia y verificaciones automáticas.

La automatización del ciclo completo elimina entrada manual repetitiva: desde pedidos confirmados generas automáticamente albaranes, facturas, y seguimiento de cobros. Toda la información fiscal se hereda automáticamente: datos del cliente, productos con IVA correcto, descuentos aplicados, condiciones negociadas.

El envío directo integrado permite enviar facturas y albaranes por email directamente desde el sistema, con tracking automático de entregas. No hay gestión separada de documentación ni riesgo de facturas perdidas.

El seguimiento automático de cobros mantiene control sobre facturas pendientes, vencimientos, y estado de pagos, permitiendo gestión proactiva del flujo de caja sin revisiones manuales constantes.

Paso 1: Configuración de información fiscal obligatoria

• Ve a Ajustes → Documentos para configurar datos fiscales completos
• Incluye logo, razón social, NIF, dirección fiscal, registros sanitarios
• Configura numeración automática de facturas según normativa

Paso 2: Flujo automático desde pedidos a facturas

• Ve a Pedidos → General View → Filtra pedidos "Entregados"
• Selecciona pedidos para facturar (individual o masivo)
• Genera albaranes automáticamente → Facturas de venta desde albaranes
• Alternativamente: Facturación directa desde pedidos para clientes específicos

Paso 3: Configuración de envío automático

• En Facturas de venta → Detail View, configura envío automático por email
• Personaliza plantilla de email con mensaje profesional
• Activa confirmación de entrega para tracking

Paso 4: Configuración de seguimiento de cobros

• Establece fechas de vencimiento automáticas según condiciones del cliente
• Configura alertas para facturas próximas a vencer
• Usa filtros en Facturas de venta para gestionar cobros pendientes

Paso 5: Rutina de facturación sistemática

• Establece calendario regular: semanal, quincenal, o mensual
• Procesa lotes de facturas en sesiones dedicadas
• Mantén seguimiento proactivo de pagos pendientes

Datos fiscales completos: Facturas con información fiscal incompleta o incorrecta crean problemas serios con Hacienda. Verifica configuración antes de facturar masivamente.

Numeración correlativa: La numeración de facturas debe ser correlativa y sin huecos. Configura correctamente la numeración automática desde el inicio.

Backup de facturas: Mantén copias de seguridad de todas las facturas emitidas. Son documentos con valor legal que debes conservar años.

Fechas de vencimiento coherentes: Las condiciones de pago deben ser coherentes con las acordadas comercialmente. Vencimientos incorrectos generan confusión con clientes.

Seguimiento disciplinado: El seguimiento de cobros solo funciona si es sistemático. Establece rutina semanal de revisión y gestión de impagados.

• 70% reducción en tiempo de generación de facturas
• Eliminación de errores fiscales por automatización de datos
• Seguimiento automático de cobros sin gestión manual
• Profesionalización del proceso con documentación consistente
• Mejora del flujo de caja por seguimiento proactivo de vencimientos