Guía 7.3: Automatiza documentación de entrega
Generación masiva de albaranes y etiquetas profesionales
Pedidos - General View, (.pdf) - Albaranes de venta, (.pdf) - Etiquetas de envío
1. Problema operativo específico
Generar documentación manualmente pedido por pedido consume horas y multiplica errores. Crear albaranes individuales, escribir etiquetas a mano, y preparar documentación de entrega uno por uno es ineficiente cuando tienes 20 o 30 entregas diarias.
Esta gestión artesanal genera imagen amateur, errores en información legal, y pérdida de tiempo que debería dedicarse a actividades productivas. Además, la documentación inconsistente crea problemas posteriores para facturación y trazabilidad.
2. Lo que resuelve pod
La generación masiva de documentos permite crear todos los albaranes y etiquetas de una ruta completa en una sola operación. Seleccionas los pedidos y el sistema genera automáticamente documentación profesional con toda la información legal y comercial correcta.
Las etiquetas personalizables incluyen información específica de cada plan de entrega: códigos de identificación, datos del destinatario, particularidades de la entrega, y branding coherente con tu imagen de marca.
La automatización mantiene coherencia legal y profesional: todos los documentos incluyen información fiscal correcta, términos legales apropiados, y formato consistente que refuerza la imagen de marca.
3. Proceso de implementación
Paso 1: Configuración de formatos de documentos
- Ve a Ajustes → Documentos para configurar información legal obligatoria
- Configura logotipo, datos fiscales, y términos legales estándar
- Establece formatos diferenciados si necesitas albaranes valorados vs no valorados
Paso 2: Personalización de etiquetas por plan de entrega
- Ve a Planes de entrega → Detail View para cada plan
- Configura información específica que debe aparecer en etiquetas
- Personaliza formato según necesidades logísticas (tamaño, información prioritaria)
Paso 3: Generación masiva de albaranes
- Ve a Pedidos → General View
- Filtra pedidos listos para entrega (estado "Preparado")
- Selecciona todos los pedidos de la ruta/día
- Clic en "Generar albaranes" → Descarga (.pdf) - Albaranes de venta
Paso 4: Generación masiva de etiquetas
- Con los mismos pedidos seleccionados
- Clic en "Generar etiquetas" → Descarga (.pdf) - Etiquetas de envío
- Las etiquetas incluyen información del plan de entrega correspondiente
Paso 5: Organización para distribución
- Imprime albaranes y etiquetas en lotes organizados por ruta
- Asocia cada albarán con su etiqueta correspondiente
- Organiza documentación según secuencia de entrega planificada
4. Cuestiones importantes a tener en cuenta
Información legal completa: Los albaranes deben incluir toda la información fiscal requerida. Documentos incompletos crean problemas posteriores con Hacienda.
Coherencia de formato: Mantén formato consistente en todos los documentos. Incoherencias proyectan imagen poco profesional.
Gestión de versiones: Si cambias formatos o información legal, aplica cambios a todos los planes de entrega para mantener coherencia.
Backup digital: Mantén copias digitales de documentos generados para referencia posterior y resolución de incidencias.
Verificación pre-impresión: Revisa una muestra de documentos generados antes de imprimir lotes grandes para detectar errores de configuración.
5. Resultado medible
- 90% reducción en tiempo de generación de documentación
- Imagen profesional consistente en toda la documentación comercial
- Eliminación de errores en información legal por automatización
- Eficiencia masiva vs gestión individual de documentos
- Trazabilidad completa con documentación sistemática de todas las entregas
