Guía 4.2: Implementa un sistema de control de incidencias en la recepción.

Las recepciones sin control sistemático generan problemas de calidad que se detectan tarde, cuando ya es difícil o imposible reclamar al proveedor. Aceptar mercancía sin verificación, o hacer verificaciones superficiales, traslada problemas de calidad a tus clientes, afectando tu reputación.

Sin registro de incidencias, los problemas con proveedores se repiten porque no hay memoria institucional de qué ha fallado antes. Cada incidencia se gestiona como si fuera nueva, perdiendo oportunidades de mejora y resolución sistemática.

El proceso sistemático de recepción integrado en las compras permite verificar calidad y cantidad inmediatamente al recibir mercancía. Cada compra tiene un flujo de verificación que incluye control de calidad, cantidad, y conformidad con especificaciones acordadas.

La gestión automática de incidencias registra problemas directamente en la compra afectada con seguimiento hasta resolución. Esto genera historial por proveedor que permite identificar patrones, mejorar negociaciones futuras, y tomar decisiones informadas sobre continuidad de relaciones comerciales.

El sistema de estados de incidencia permite seguimiento proactivo: detectada → comunicada → en resolución → resuelta, asegurando que ningún problema quede sin resolver.

Paso 1: Establecimiento de protocolo de recepción

• Define criterios específicos de calidad para cada tipo de producto
• Establece proceso de verificación: cantidad, calidad, conformidad especificaciones
• Configura responsabilidades claras sobre quién hace verificación

Paso 2: Configuración de proceso en sistema

• Ve a Compras → Detail View al recibir mercancía
• Confirma recepción solo después de verificación completa
• La confirmación genera automáticamente lote de entrada en trazabilidad

Paso 3: Gestión sistemática de incidencias

• Si hay problemas, marca "Incidencia" en la compra antes de confirmar recepción
• Registra descripción específica: qué problema, cantidad afectada, evidencia
• Configura estado de seguimiento según gravedad del problema

Paso 4: Comunicación y seguimiento con proveedor

• Comunica incidencia inmediatamente al proveedor con evidencia específica
• Documenta respuesta del proveedor y acciones acordadas
• Actualiza estado de incidencia según progreso de resolución

Paso 5: Análisis y mejora continua

• Ve a Compras → General View → Filtro "Estado incidencia" para análisis periódico
• Identifica proveedores con incidencias recurrentes
• Usa información para renegociación de condiciones o cambio de proveedores

Verificación inmediata obligatoria: Nunca confirmes recepción sin verificar. Problemas detectados después son mucho más difíciles de reclamar y resolver.

Evidencia documentada: Para incidencias de calidad, mantén evidencia fotográfica o muestras. Reclamaciones sin evidencia tienen poca fuerza negociadora.

Comunicación inmediata: Informa incidencias al proveedor el mismo día de detección. Demoras debilitan tu posición de reclamación.

Criterios objetivos: Define criterios de calidad específicos y objetivos para minimizar subjetividad en verificaciones.

Seguimiento hasta resolución: No cierres incidencias hasta verificar que la resolución acordada se ha cumplido efectivamente.

• 80% reducción en incidencias recurrentes por gestión sistemática
• Mejora de calidad por control preventivo en recepción
• Relaciones con proveedores profesionalizadas por gestión clara de problemas
• Reducción de mermas por detección temprana de problemas de calidad
• Memoria institucional que mejora decisiones futuras de compra