Cuando preparas los quesos para el mercado, anota qué lote llevas y qué cantidad sale. La trazabilidad consiste en poder relacionar lo que recibes, lo que elaboras y lo que vendes, sin depender de la memoria.
Te proponemos reunir en un mismo registro:
Puedes usar una libreta, una hoja de cálculo o una herramienta de gestión. Lo importante es anotar al trabajar y poder encontrar la información. Para comprobarlo, elige un lote y sigue su recorrido desde la materia prima hasta la venta.
Trazabilidad alimentaria: del proveedor a la venta
La ley no te pide un formato concreto. Te exige poder localizar y facilitar a la autoridad competente la información necesaria para seguir el alimento. El producto debe estar identificado y vinculado a la documentación que permite seguir su recorrido.
El artículo 18 del Reglamento (CE) n.º 178/2002 exige que identifiques a tu proveedor inmediato y al negocio al que suministras tus productos. Guarda los albaranes para facilitar esa identificación.
Este principio se aplica tanto si vendes a empresas como si haces venta directa al consumidor final. Lo que cambia es la identificación de quien recibe el producto: no necesitas los mismos datos en ambos casos.
Si entregas a una tienda, un restaurante u otro obrador, debes identificar al negocio que recibe el producto. En un grupo de consumo, comprueba quién recibe el pedido: si una entidad hace de intermediaria, registra sus datos; si entregas directamente a consumidores finales, no necesitas una ficha de cada persona.
En venta directa, registra la producción, las cantidades y el canal de venta para saber qué queda y por dónde ha salido cada producto. Relacionar las materias primas con los lotes te ayuda a acotar una retirada si surge una incidencia.
Para seguir el recorrido de tus productos, reúne los datos de cada lote en un mismo registro. Así podrás relacionar lo que recibes, lo que elaboras y lo que vendes.
Estos son los datos mínimos que conviene registrar:
| Registro | Qué anotar |
|---|---|
| Proveedor y materias primas | Nombre y dirección del proveedor, materia prima y lote de origen |
| Lotes | Código interno de cada lote |
| Fechas | Recepción, elaboración o cosecha y expedición |
| Vida útil | Caducidad o consumo preferente, cuando corresponda |
| Cantidades | Peso, volumen o unidades recibidas, producidas y vendidas |
| Clientes o canales | Nombre y dirección del cliente profesional o canal de venta directa |
| Documentos del proveedor | Referencia de albaranes y facturas |
Cada lote terminado debe quedar vinculado a sus materias primas. Para que ese vínculo te sirva, necesitas decidir qué productos vas a agrupar en un mismo lote.
Un lote agrupa productos elaborados en condiciones iguales o muy similares. Para definirlo, fíjate en cómo produces: el nombre del producto o la fecha, por sí solos, no bastan.
Como ejemplos hipotéticos, imagina una quesería que reúne en un lote los quesos de un día de elaboración; una huerta que separa cada partida cosechada en una parcela y fecha concretas; o un obrador de conservas que asigna un lote a cada cocción. Son métodos posibles, no reglas legales: solo sirven si las condiciones dentro de cada grupo son homogéneas.
Asigna a cada lote un código que no se repita y haz que figure en el producto o en su documentación. Si cambia la materia prima o empiezas otra cocción, revisa si corresponde abrir otro lote. Evita agrupar demasiado producto: si hay una incidencia, te costará más delimitar qué parte está afectada.
Con los datos mínimos ya definidos, toca anotarlos en el momento en que trabajas. Fija una rutina y utiliza siempre la misma plantilla. Así sabrás dónde apuntar cada dato y dónde buscarlo después.
Registra los datos al recibir el producto, durante la elaboración y al entregar a cada comprador profesional. En venta directa, anota el lote y la cantidad vendidos.
Lo importante no es dónde guardas los datos, sino cuánto tardas en encontrar un lote. Elige un formato que todo el equipo pueda utilizar y consultar en el día a día.
| Formato | Cuándo puede encajar | Ventajas | Límites y cuidados |
|---|---|---|---|
| Libreta o registros impresos | Pocas operaciones | Puedes llevarlos contigo y anotar al momento. | Buscar datos lleva más tiempo; utiliza campos fijos y mantén el archivo ordenado. |
| Hoja de cálculo | Más registros y necesidad de filtrar | Facilita las búsquedas por lote, fecha o comprador. | Necesita control de versiones y una estructura estable. |
| Herramienta de gestión | Más personas, referencias o elaboraciones | Permite buscar con rapidez y establecer campos obligatorios. | Requiere configuración y aprendizaje. |
Ante una incidencia, necesitas localizar los lotes afectados, comprobar las existencias e identificar a qué compradores profesionales o mercados llegaron. Mantén los registros y los albaranes accesibles, también para poder consultarlos durante una inspección.
Haz un ensayo de vez en cuando: escoge un producto y busca su proveedor, la materia prima de origen y el comprador o canal de destino. Anota dónde te cuesta encontrar la información y ajusta el archivo. Ese recorrido también te ayudará a responder cuando una tienda o un restaurante pregunte por el lote o la fecha de elaboración de su entrega.
Elige un lote reciente y comprueba si puedes seguirlo desde la materia prima hasta quien lo compra. Marca solo lo que puedas confirmar con tus registros, sin recurrir a la memoria.
Si alguna casilla queda sin marcar, empieza por ese dato que falta. Mantén un formato sencillo, estable y fácil de consultar.
La normativa europea no fija un plazo mínimo para conservar los registros de trazabilidad. La [guía de la Comisión Europea sobre el Reglamento 178/2002](https://food.ec.europa.eu/system/files/2016-10/gfl_req_guidance_rev_8_en.pdf), que no es obligatoria, propone estos plazos como referencia:
- Regla general: 5 años desde la elaboración o la entrega, el mismo tiempo que guardas los documentos comerciales.
- Productos muy perecederos (caducidad de menos de 3 meses o sin fecha, como fruta y verdura frescas): 6 meses desde la elaboración o la entrega. - Productos con fecha de consumo preferente, como quesos curados o conservas: su vida útil más 6 meses.
Si tu sector tiene normas propias, aplica esas. Ante la duda, guardar los albaranes y registros 5 años te cubre en casi todos los casos.
Anota en tus registros qué productos salen del circuito comercial, por qué se dan de baja, la cantidad exacta y el lote afectado.
Si hay una incidencia, estos registros deben permitirte identificar las partidas afectadas y retirar solo lo necesario, sin retirar todas las existencias. Tenlos disponibles por si te los piden las autoridades competentes: deben mostrar que llevas el control de lo que sale de tu producción.
Ante una incidencia que afecte a la seguridad del alimento, actúa de inmediato: retira el producto del mercado, inmoviliza las unidades que aún tengas y notifica lo ocurrido a las autoridades competentes. Estas medidas protegen la salud de quienes lo consumen.
Si has suministrado el lote a otras empresas, avísales cuanto antes. La trazabilidad te permite saber quién lo recibió y limitar la retirada a las unidades afectadas. Colabora con las autoridades y facilita la información de trazabilidad que te pidan.
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