Si los pedidos te llegan por WhatsApp, teléfono y correo, te proponemos anotarlos en una sola lista, con su fecha de entrega y sus cambios. Antes de recibirlos, comunica qué tienes disponible, el precio y hasta cuándo aceptas pedidos.
Para llevar la semana sin depender de mensajes sueltos, sigue este orden:
La idea es que puedas consultar la misma información de principio a fin, uses una libreta o una hoja de cálculo.
Cómo organizar los pedidos de tu huerta paso a paso
Ordena la lista por fecha de reparto o recogida y dedica una línea a cada pedido. Anótalo en cuanto llegue para que no se quede en un mensaje o en una nota aparte.
Incluye el nombre, el teléfono y el tipo de comprador. Detalla los productos, sus cantidades y su formato: kg, unidades, manojos o cajas. Indica si es reparto o recogida, la dirección o el punto acordado, la fecha y la franja horaria.
Deja espacio para las sustituciones, las indicaciones de entrega y las incidencias. Anota también el total, la forma de pago y el importe pendiente. Tener esos datos a mano te ayuda a evitar errores al preparar el pedido.
Anota cada pedido cuando llegue, ya sea por WhatsApp, teléfono, correo o en el puesto del mercado. Antes de crear uno nuevo, comprueba si ya está en la lista. Si hay cambios, hazlos sobre el pedido original y, cuando quien compra los acepte, envíale el resumen actualizado. Así evitas duplicados y mantienes una sola versión para la cosecha, la preparación y el reparto.
Separa el estado del pedido del estado del cobro. El pedido puede estar recibido, confirmado, preparado, entregado o cancelado; el cobro, pendiente, parcial o pagado. Un pedido entregado puede seguir pendiente de cobro. Si compartes estas tareas con otras personas, aseguraos de consultar y actualizar la misma lista, no copias distintas.
Cuando cierres los pedidos, prepara una hoja de campo con el total de cada producto. Incluye solo los pedidos confirmados y asigna el día de cosecha según el reparto o la recogida. Procura que el producto pase el menor tiempo posible entre la recolección y la entrega.
Antes de sumar, pasa a kg las cantidades que vendas por peso. Mantén separados los manojos y las unidades que no tengan equivalencia. Si preparas cestas, desglosa su contenido por producto para no contar cantidades dos veces. Revisa también que los pedidos agrupados por destino no estén duplicados.
Por ejemplo, para el reparto del jueves, la hoja de campo podría quedar así:
| Producto | Formato | Total pedido | Día de cosecha | Cambio acordado |
|---|---|---|---|---|
| Tomate | kg | 18 kg | Miércoles | - |
| Lechuga | Unidades | 25 unidades | Jueves por la mañana | Tres cambiadas por escarola |
| Acelga | Manojos | 12 manojos | Miércoles | - |
| Calabacín | kg | 9 kg | Miércoles | Dos pedidos reducidos de 2 kg a 1 kg |
Estos totales serán la base para preparar cada cesta, después de comprobar qué tienes disponible en el campo.
Antes de recolectar, compara lo pedido con lo que está listo en el campo. Si falta algún producto, avisa a las personas afectadas y acuerda qué hacer: cambiarlo por otro disponible o reducir la cantidad. Actualiza la hoja y vuelve a sumar antes de ir al campo.
Trabaja solo con esa hoja actualizada, en lugar de consultar mensajes sueltos. Así cosechas las cantidades que finalmente vas a entregar. Deja anotadas las sustituciones y cierra la hoja antes de preparar las cestas y el reparto, para evitar cambios de última hora.
Con la lista cerrada, usa el total por producto para separar lo que necesitas y pasa después a preparar cada pedido.
Usa una hoja por pedido con los productos, las cantidades y los cambios. Si preparas varias cestas a la vez, mantén identificado el contenido de cada una para no mezclar pedidos.
Monta cada pedido siguiendo su hoja. Marca cada línea al meter el producto en la caja, no antes. Si vendes por peso, anota la cantidad que has preparado para trasladarla después al albarán.
Etiqueta cada cesta o caja con el nombre de quien la compra, el destino y el día de entrega o recogida. Separa los pedidos preparados del producto que llevarás al puesto del mercado. Para las recogidas, ordénalos por nombre dentro de cada punto de entrega.
Separa los pedidos de reparto de los de recogida y agrupa las paradas por zonas. Carga primero lo que entregarás al final y deja a mano lo que entregarás primero. Antes de salir, comprueba que las cestas o cajas y sus etiquetas coinciden con la lista de pedidos.
Lleva un albarán por pedido con los productos y las cantidades reales, incluidos los pesos finales y cualquier producto que falte. Marca cada entrega o recogida en el momento y anota cualquier diferencia. Si al preparar un pedido falta algo, avisa a quien lo espera antes de salir.
Con las entregas hechas, revisa qué has cobrado y qué queda pendiente. Deja también preparada la lista de la semana siguiente.
Comprueba cada pedido con su albarán. Anota por separado el estado de la entrega y el del cobro: si está entregado, si falta cobrar, si hay un pago parcial o si está pagado. Emite las facturas con las cantidades que has entregado, no con las previstas al hacer el pedido.
Reúne en una sola lista los pedidos entregados y los cobros pendientes. Antes de enviar un recordatorio, comprueba si el pago ya ha llegado. Anota también las recogidas no realizadas, las incidencias y qué queda por resolver: una devolución, una sustitución o un ajuste del importe.
Parte del día de entrega y organiza las tareas hacia atrás: cuándo enviarás la oferta, cuándo cerrarás los pedidos y cuándo harás la cosecha y la preparación. Revisa los cobros al terminar cada jornada de entrega. Si haces varios repartos, reserva un cierre para cada fecha dentro de la misma lista semanal.
Para cerrar la semana, comprueba que has comunicado la oferta y el plazo, registrado los pedidos y revisado los totales por producto. Revisa también que las faltas y sustituciones estén acordadas, y que las hojas de preparación, las etiquetas, la ruta y los albaranes estén comprobados. Deja identificados los cobros y las incidencias pendientes, y elige un fallo que se haya repetido para corregirlo la semana siguiente.
Antes de enviar la nueva oferta, abre una lista para la siguiente semana y su fecha de entrega. Mantén los cobros y las incidencias pendientes vinculados al pedido original, sin duplicarlos. Así podrás resolverlos sin mezclar las dos semanas.
Fija un día y una hora límite para hacer pedidos. Explica cómo gestionarás los cambios y los pedidos que lleguen fuera de plazo. Incluye estas condiciones en cada oferta semanal, junto con los días de reparto o recogida.
Cuando te llegue un pedido por WhatsApp, teléfono o correo, anótalo en ese momento en la lista única de pedidos. Así no se queda en el móvil, pendiente de pasar a la lista.
Reúne las cestas fijas y los pedidos sueltos en una sola lista en cuanto lleguen. Publica una oferta semanal con lo que tienes disponible, los formatos y las condiciones para pedir, incluida la fecha límite.
Suma las cantidades de cada producto para planificar la cosecha. Si falta algo, avisa antes de entregar. Prepara una hoja por pedido, etiqueta cada bulto y organiza la ruta. Después del reparto, confirma las entregas, anota las incidencias y cierra los cobros.
Anota la incidencia en la lista donde reúnes todos tus pedidos. Revísala al final de la semana para ver qué ha fallado y qué puedes ajustar.
Para evitar que se repita, deja claros los días de recogida y cómo gestionar los cambios. Explícaselo a quien te compra y recuérdalo en cada oferta semanal.
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